Der Workforce Management-Ansatz im Überblick
Workforce Management benötigt technische, strukturelle und rechtliche Voraussetzungen, um einen ganzheitlichen Steuerungsansatz von der Jahres- bis zur Tagesplanung über die HR Kapazitäts- und Budgetplanung bis hin zum Vertragsmanagement zu ermöglichen.
Die Einführung eines umfassenden Workforce Management ist aufgrund der Interkation zwischen den einzelnen Komponenten und der erforderlichen Fachkenntnisse komplex und erfordert Erfahrung und Personal-/ Projektressourcen.
Wir unterstützen in der Projektplanung und allen weiteren Projektphasen mit unserem Fachwissen und stellen Kapazitäten zur Verfügung, für die im operativen Geschäft häufig keine Ressourcen vorhanden sind.
Themenübersicht
Der Workforce Management Ansatz
Die Optimierung kleiner Stellschrauben führt bereits zu deutlichen Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen
Wir zeigen von Beginn an Prioritäten auf, damit leicht zu realisierende Erfolge schnell umgesetzt werden können. Schließlich erfolgt der Weg zum ganzheitlichen Workforce Management immer sukzessive über viele Einzelmaßnahmen, deren Optimierung bereits zu einem meist deutlichen Mehrwert gegenüber dem Status Quo unabgestimmter Ressourcen-Allokation führt.
Grundlegend und von besonderer Bedeutung ist das dem Geschäftsmodell angepasste WFM-Zielbild, um das betriebliche Handeln und Einzelmaßnahmen auf dieses angemessen auszurichten – auch wenn die Umsetzung schrittweise und anlassbezogen erfolgt.
Der Workforce Management-Prozess
Ist der Workforce Management-Ansatz implementiert, folgt ein kontinuierlicher Prozess bestehend aus
- der Überprüfung bestehender Bedarfstreiber und deren Bemessung,
- der jährlichen Budgetierung/Jahresplanung und der Überprüfung bestehender Arbeitszeitmodelle und PEP-Routinen und
- der Ermittlung von Kapazitäten und Personalbedarfen im Rahmen regelmäßiger Forecasts bis hin zur tagesbezogenen Einsatzplanung (und deren untertägige Verteilung).
Dieser Prozess ermöglicht eine laufende Anpassung an die geschäftliche Entwicklung und veränderte Rahmenbedingungen zur Sicherung definierter Servicequalitäten und Personalkostenquoten.
Themenbereiche unserer Beratung
Ob für die Personaleinsatzplanung oder Zeitwirtschaft, das Vertragsmanagement oder HR Controlling, wir unterstützen Sie bei der Auswahl von HR Software und führen bei Bedarf auch Ausschreibungen durch.
Am deutschen Markt gibt es allein über 90 verschiedene Softwarelösungen für die Personaleinsatzplanung. Die Anzahl angebotener Zeiterfassungssysteme ist noch einmal größer. Das Anbieterfeld ist hierbei so heterogen wie die Funktionalitäten und Preismodelle der verfügbaren Software. Kurzum: Für jedes Unternehmen gibt es die passende Lösung, sie muss nur gefunden werden!
Wir begleiten als anbieter-unabhängiges Beratungsunternehmen den Auswahlprozess von HR Software:
- Evaluierung des Ist-Zustandes und erforderlicher Schnittstellen zu korrespondierenden Systemen
- Prüfung des Zielbildes und Ableitung obligatorischer und fakultativer Anforderungen an ein neues System
- Erstellung/ Prüfung des finalen Lastenheftes
- Auswahl geeigneter Anbieter (Longlist) und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen; auf Wunsch auch ohne Nennung des ausschreibenden Unternehmens
- Bewertung der eingehenden Angebote/ Pflichtenhefte anhand eines individualisierten Scoringmodells und Erstellung einer Shortlist interessanter Anbieter
- Vorbereitung und Durchführung der Anbieterpräsentationen
- Planung und Durchführung von Anwendertestings
- Einholung von Referenzen
- Erstellung der finalen Entscheidungsvorlagen
- Begleitung von Vertrags-/ Preisverhandlungen
- Unterstützung bei der (rechtzeitigen) Integration von Mitbestimmungsgremien und der Verhandlung erforderlicher (Konzern-/ Gesamt-) Betriebsvereinbarungen.
Der Leistungsumfang unserer Beratung kann je nach individueller Situation und der anzuschaffenden Software variieren und auch nur einzelne Komponenten umfassen. Gerne prüfen wir auch von Ihnen vorbereitete Ausschreibungsunterlagen.
Wir prüfen Ihre vorhandenen Planungssysteme auf Optimierungsbedarf und führen einen an Ihr Geschäftsmodell ausgerichteten Funktionalitäten-Check durch. Wir beraten zum Planungsprozess und zu relevanten Schnittstellen zu anderen Unternehmenssystemen.
Kurzum: Wir schauen, wo Sie bereits mit einfachen Veränderungen besser werden können und wo sich Investitionen lohnen, um Produktivitäten zu steigern, Personalkosten zu senken und eine konstante Servicequalität sicherzustellen.
Eine bedarfsorientierte Einsatzplanung erfordert eindeutige Zuständigkeiten und stabile Prozesse. Es muss klar sein, welche Stelle für welche Aufgabe Verantwortung trägt und wie diese Aufgabe umgesetzt wird. Andernfalls kann weder eine valide Soll-Vorgabe für eine Tätigkeit ermittelt werden, noch lassen sich berechnete Mitarbeiterstunden einer Stelle zuweisen.
In der Beratungspraxis zeigt sich, dass Prozessdokumentationen und Organisationshandbücher häufig veraltet oder ungenau sind, mitunter werden sie in der Praxis anders gelebt oder sie fehlen gänzlich. Dabei hat die Zuordnung von Aufgaben zu Organisationseinheiten und deren Abfolge deutliche Auswirkungen auf Leerlaufzeiten und damit auf die produktive Leistung.
Wir beraten Sie in allen Belangen der Aufbau- und Ablauforganisation. Wir erheben die bestehende Organisationsstruktur und prüfen diese auf Verbesserungspotentiale, gerade auch vor dem Hintergrund einer optimierten Personalallokation. Die Erstellung von Organisationshandbüchern, -richtlinien und Prozessdokumentationen gehört ebenfalls zu unserem Leistungsangebot.
Für eine bedarfsgerechte Personalallokation ist die Zuordnung von Tätigkeiten zu Stellen elementar. Die Kenntnis der benötigten Personalkapazität zur Ausführung einer Tätigkeit hilft wenig, wenn unklar ist, welcher Stelle der ermittelte Zeitbedarf überhaupt zuzuordnen ist.
Stellenprofile bzw. Arbeitsplatzbeschreibungen sind häufig gewachsen und dienen in der Praxis eher der Ableitung von Anforderungsprofilen im Rahmen des Recruitings und der Personalentwicklung, mitunter haben sie auch tarifrechtliche Grundlagen.
Im Beratungsalltag sehen wir, dass Stellenbeschreibungen vielfach anders gelebt oder Aufgaben und Tätigkeiten unzureichend erfasst werden. Bei der Zuordnung und Abgrenzung von Aufgaben zu Stellen werden häufig auslastungsspezifische Gesichtspunkten nicht angemessen berücksichtigt und führen mitunter zu hohen Leerlaufzeiten.
Wir beraten zu allen Fragestellungen rund um das Thema Stellenbeschreibung. Wir prüfen bestehende Beschreibungen auf inhaltliche Konsistenz, den erforderlichen Detaillierungsgrad und den Umsetzungsgrad in der betrieblichen Praxis. Wir bewerten bestehende Stellenprofile auf mögliche Effizienzsteigerungen durch eine optimierte Aufgabenzuordnung und berücksichtigen bei der Empfehlung des Spezialisierungsgrades Prozess- und Qualifikationsanforderungen sowie bestehenden Entlohnungsgrundsätze.
Unter einem Bedarfstreiber versteht man den Anlass, der eine Tätigkeit verursacht. Umsätze, Aufträge, Geschäftsvorgänge, Lots oder Kundenfrequenzen können branchentypische Bedarfstreiber für einzelne Tätigkeiten oder Prozesse sein. Neben der Kenntnis der relevanten Bedarfstreiber ist deren Bemessung von großer Bedeutung. Hierbei wird der durchschnittliche Zeitbedarf ermittelt, der für eine Tätigkeit erforderlich ist (Soll-Vorgabe). Somit lässt sich der Bedarfstreiber operationalisieren, d.h. es kann berechnet werden, welche Personalkapazität bei welcher Umsatzhöhe oder Kundenfrequenz zur Sicherstellung einer gleichbleibenden Servicequalität erforderlich ist.
Wir beraten zu Bedarfstreibern und deren Bemessung. Je nach Ausgangslage analysieren wir die bestehende Aufbau- und Ablauforganisation, prüfen Stellenprofile, analysieren vorhandene und erheben mitunter erforderliche Daten über betriebsspezifisch relevante Instrumente und Methoden. Dies reicht von klassischen statistischen Auswertungen bis zur Konzeption und Durchführung von Zeitstudien. Wir legen mit Ihnen die Grundlagen für eine optimierte Personalallokation mit Kosteneinsparungen ohne Verlust an Servicequalität.
Zeitstudien dienen der Bestimmung von Soll-Vorgaben bzw. Soll-Zeiten für definierte Tätigkeiten oder Prozesse, indem Ist-Zeiten erhoben und ausgewertet werden. Hierfür stehen unterschiedliche Erhebungsmethoden zur Verfügung, die sich in die Kategorien Beobachtung, Selbstaufschreibung und Befragung unterteilen lassen.
Zeitstudien sind in der Regel komplex und bedürfen einer gründlichen Vorbereitung. Insbesondere muss Klarheit über die aufzunehmende Tätigkeit bzw. den zu bemessenden Prozess bestehen und die geeignete Erhebungsmethode bestimmt werden. Ausgangspunkt sind bestehende Prozessdokumentationen, Organisationshandbücher oder Stellenbeschreibungen, die in der Beratungspraxis jedoch häufig nicht in dem erforderlichen Umfang vorliegen und/oder veraltet sind. Es ist daher immer zu prüfen, ob die bestehenden Dokumentationen für eine Zeitstudie ausreichend sind, in der Betriebspraxis auch gelebt werden und keinen absehbaren Änderungen unterliegen, die eine Zeitaufnahme auf bestehender Grundlage obsolet machen.
Viele Unternehmen beauftragen einen Zeiterfasser und stellen nach dem Vorliegen der Ergebnisse fest, dass keine stabilen Prozesse vorlagen oder zu klärende Fragestellungen aufgrund unbedacht festgelegter Ablaufschnitte oder Messpunkte nicht hinreichend geklärt werden konnten. Außerdem sollten Zeitstudien so aufgesetzt sein, dass bei Veränderungen einzelner Prozessabschnitte oder Aufgaben eine schlanke Nacherhebung ausreicht, um Auswirkungen auf die Vorgabezeiten valide ermitteln zu können.
Wir unterstützen bei der Durchführung von Zeitstudien. Wir beraten, ob eine Zeitstudie im Einzelfall überhaupt erforderlich ist und wenn ja, wie diese konzipiert sein sollte. Wir werten das erhobene Datenmaterial zielgerichtet aus und ermitteln relevante Soll-Vorgaben, mitunter durch ergänzende Daten aus bestehenden BI-Systemen. Wir beraten zu der Auswahl von Dienstleistern oder führen bei Bedarf zusammen mit unserem Netzwerk Zeitstudien aus einer Hand durch.
Wir beraten zu allen Fragestellungen von Prognosemodellen zur Vorhersage künftiger Bedarfsverläufe.
Hierbei gibt es keine Standardlösungen sondern auf die Betriebssituation und die zu prognostizierenden Bedarfstreiber abzustimmende Ansätze und Vorhersageroutinen. Auch wenn viele Anbieter mittlerweile mit KI-basierten Modellen für die Bedarfsprognose im Rahmen von Personaleinsatzsystemen werben, funktionieren diese Modelle in der Praxis oft nur suboptimal..
Wir erarbeiten mit Ihnen Lösungen, die Ihren Erfordernissen Rechnung tragen.
Mit dem steigenden Flexibilisierungsdruck auch in der Industrie, weiter zunehmenden Bedarfsschwankungen im Dienstleistungssektor und der jüngeren „Home Office“-Entwicklung kommt dem Thema Arbeitszeitmodell eine immer größere Bedeutung zu. Ergänzend erfordert der zunehmende Fachkräftemangel innovative Arbeitszeitmodelle, die ohne Verlust an betrieblichen Einsatzerfordernissen die Interessen der Mitarbeiter berücksichtigen und einen bedeutenden Beitrag für ein positives Employer Branding leisten.
Dabei gibt es nicht das eine richtige Arbeitszeitmodell, weder innerhalb einer Branche noch innerhalb eines Unternehmens oder Betriebs. Ein Beispiel: Während für das Facility Management am Flughafen mit eher gleich verteiltem Personalbedarf Schichtpläne geeignet sein können, erfordert die Gepäckabfertigung flexible Arbeitszeitmodelle.
Als neutraler Berater fassen wir zunächst die Bedürfnisse und bestehenden Probleme von Mitarbeitern und die betriebsseitigen Anforderungen zusammen, um im Anschluss – häufig bereits unter Beteiligung der Arbeitnehmervertreter – Vorschläge für ein ausgewogenes, die Interessen beider Betriebsparteien berücksichtigendes Arbeitszeitmodell zu entwickeln. Dies kann ein komplexer Schichtplan sein, der mitunter um flexible Elemente ergänzt wird, es kann aber auch ein Planungsrahmen sein, der die Grundsätze einer flexiblen Personaleinsatzplanung verbindlich regelt.
Bei der Gestaltung eines Arbeitszeitmodells stehen unzählige Stellschrauben und Regelungsvarianten zur Anpassung an die konkrete Betriebspraxis unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Interessenlagen zur Verfügung.
Wir beraten Sie in allen Belangen zur Gestaltung und Umsetzung neuer oder der Veränderung bestehender Arbeitszeitmodelle. Wir zeigen mögliche Regelungsalternativen auf und bewerten Modellvorschläge anhand fundierter Datenanalysen und Simulationen auf Ihre Praxistauglichkeit. Wir unterstützen bei der Verhandlung mit Arbeitnehmervertretungen und der Formulierung von Betriebsvereinbarungen, wir konzipieren Schulungsunterlagen und führen bei Bedarf auch Schulungen für Führungskräfte und Mitarbeiter durch. Wir prüfen die Notwendigkeit technischer Änderungsanforderungen und helfen bei der Erstellung entsprechender Change Requests.
Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen spielen Ampelkonten eine wichtige Rolle, um eine ausgeglichene Verteilung der Mitarbeitereinsatzzeiten zu erreichen. Ampelkonten stellen eine bandbreitenorientierte Zeitsaldensteuerung dar, die die Abweichung des aktuellen mitarbeiterindividuellen Zeitsaldos zur vertraglichen Arbeitszeit in die drei Ampelphasen grün, gelb und rot kategorisiert. Den Ampelphasen gelb und rot werden hierbei spezifische Handlungsvorgaben zum Saldenausgleich zugeordnet.
Die Definition von Ampelphasen, die sinnvoller Weise nach Vertragshöhen differenzieren, ist nicht trivial und sollte durch vorhergehende Datenanalysen zu Bedarfsschwankungen und ergänzenden Simulationen abgesichert werden. Hierbei ist auch der vorliegende Vertragsartenmix von Relevanz (s. hierzu auch den Abschnitt zur Ableitung von Personal- und Vertragsstrukturen).
Wir beraten zu allen Formen von Ampelkonten und Arbeitszeitmodellen, deren technische Umsetzung in der Personaleinsatzplanung und unterstützen bei der Verhandlung entsprechender Betriebsvereinbarungen und der Durchführung von Schulungen.
Bei volatilen Bedarfstreibern und kurzfristigen Prognosemöglichkeiten ist ein Vertragsartenmix mit flexiblen Vertragsarten wie unterschiedliche Formen von Aushilfsverträgen und mitunter zusätzlichen Fremdkräfte-Einsätzen zur Spitzenabdeckung unerlässlich.
Wir beraten zu allen Formen flexibler Vertragsmodelle, der Integration von Fremdkräften und dem betriebsspezifisch optimalen Vertragsartenmix.
Das beste Konzept wird scheitern, wenn es nicht vermittelt werden kann. Veränderungen im Rahmen des Workforce Management sind häufig komplex und werden vielfach von Sorgen und Ängsten der Beschäftigten vor Veränderungen begleitet.
Wir unterstützen bei der Durchführung von Schulungen für Betriebsräte, Einsatzplaner und alle beteiligten Stakeholder in allen Belangen des Workforce Managements. Wir erstellen klare und auf die Zielgruppen abgestimmte Schulungsunterlagen und entwickeln mit Ihnen Kommunikationspläne zur aktiven Begleitung von Veränderungsprozessen.
Unternehmen mit flexiblem Personalbedarf haben regelmäßig einen erhöhten Administrationsbedarf im Vertragsmanagement. Studentische Aushilfen oder befristete Teilzeitverträge führen zu einem Mehrbedarf an administrativem Aufwand für Neuverträge, Vertragsverlängerungen und Austritte.
Wir beraten zu allen Fragen der Automatisierung von Genehmigungsprozessen und Vertragsmanagementsystemen. Wir erarbeiten mit Ihnen effiziente, systemgestützte Prozesse von der Budgetierung über die Genehmigungsanfrage bis zur Vertragsausgabe und -administration. Wir unterstützen bei der Auswahl geeigneter Software und deren Anbindung an die relevanten Unternehmenssysteme.
