HR Controlling
Die Conficio Consulting verbindet Personalarbeit und Controlling. Für uns beschränkt sich das HR- oder Personalcontrolling nicht auf seine Berichtsfunktion. Wir begreifen HR Controlling als umfassendes Steuerungsinstrument.
Ein statisches Berichtswesen kann die Entscheidungserfordernisse in einem Umfeld mit hoher Komplexität und Dynamik nicht mehr ausreichend abbilden. Das erforderliche Krisen-Management im Zuge der Covid-Pandemie und des Ukraine-Krieges hat vielen Unternehmen die Defizite der eigenen Berichtsfähigkeit offenbart.
Erforderlich ist eine umfassende, zielgerichtete Transparenz personalwirtschaftlicher Daten, aus der sich Wirkungszusammenhänge bisherigen Handelns analysieren und Maßnahmen bzw. Handlungsempfehlungen für die Zukunft ableiten lassen. Dies ist die Voraussetzung für ein umfassendes HR Controlling und der frühzeitigen Identifikation relevanter Entwicklungen, Trends und Potentiale.
Themenübersicht
Unser Ansatz ist einfach zu beschreiben: Performance driven HR
Wir kümmern uns um den effizienten Umgang mit dem wohl wichtigsten und häufig auch teuersten Produktionsfaktor – den Mitarbeitern.
Unser Performance-Ansatz betrachtet immer zwei Ebenen: die Leistungsfähigkeit der personellen Ressourcen einer Organisation und die Leistungsfähigkeit der Personalarbeit als solche. Zentrale Größe beider Ebenen ist die Produktivität, also die Relation zwischen In- und Output.
Zusammen mit Ihnen definieren wir steuerungsrelevante Leistungskennzahlen (KPI). Der Leistungsvergleich im Zeitablauf, zwischen verschiedenen Unternehmenseinheiten, Unternehmen, zur Branche oder zu anderen Benchmarks zeigt auf, wo durch gezielte Steuerungsmaßnahmen Ineffizienzen beseitigt, Personalbeiträge erhöht und Kosten gesenkt werden können. So entwickelt sich Ihr Unternehmen kontinuierlich weiter und baut Wettbewerbsvorteile auf.
Wir leben Controlling ohne den personalwirtschaftlichen Ansatz zu vernachlässigen
Klar ist: Ein rein finanzbasiertes Controlling wird den Erfordernissen an ein HR Controlling nicht gerecht. Das Controlling personalwirtschaftlicher Sachverhalte erfordert HR-Fachwissen, um Gegebenheiten richtig einordnen und wirksame Steuerungsmechanismen implementieren zu können.
Wir verbinden beide Seiten zu einem sinnvollen Ganzen.
Unsere Beratungsschwerpunkte im Einzelnen
Wir unterstützen Sie bei den zwei wesentlichen Herausforderungen konzeptionell:
- der Zusammenführung von Daten aus unterschiedlichen IT-Systemen/Gesellschaften und
- der Sicherung der Datenqualität.
Damit schaffen Sie die Grundlage für ein ganzheitliches HR Controlling.
Berichts- und steuerungsrelevante Daten stammen im HR Bereich neben finanzwirtschaftlichen Datenquellen aus unterschiedlichen HR-Systemen wie der Lohnbuchhaltung, Zeitwirtschaft, PEP oder dem Bewerbungsmanagement.
In Konzernen besteht häufig eine unterschiedliche technische und prozessuale Basis zwischen Einzelgesellschaften, die die Datenaggregation erschwert. Dies ist z.B. bei der Nutzung verschiedener Zeitwirtschaftssysteme oder dem Outsourcing der Abrechnung an Payroll-Dienstleister der Fall.
Neben der Verfügbarkeit relevanter Daten kommt der Datenqualität eine große Bedeutung zu. Die Genauigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz der Daten ist hierbei keine rein technische Aufgabe sondern eine organisatorische Fragestellung wirksamer Daten-Managementprozesse bis hin zu Data Governance-Regelungen.
Wir beraten Sie in allen Fragen der Datenaggregation aus unterschiedlichen IT-Systemen und der Definition von Standards zur Sicherung der Datenqualität. Wir prüfen die bestehenden Datenquellen auf die erforderliche Berichtsgenauigkeit und einheitliche Bewertungsgrundlage und geben Handlungsempfehlungen. Dies umfasst auch die Prüfung der zugrundeliegenden Stammdaten, Kostenstellenpläne und Kontenrahmen/Lohnarten.
Wir helfen Ihnen, eine qualitativ gesicherte Datenbasis für alle personalrelevanten Fragestellungen vorzuhalten.
Ein steuerungsrelevantes HR Reporting trägt drei wesentlichen Grundsätzen Rechnung:
- die Ausrichtung an den übergeordneten Unternehmenszielen,
- die empfängerorientierte Aufbereitung der Daten und Kennzahlen und
- die darauf aufbauende Steuerungsfunktion durch die Erweiterung der Berichtsfunktion um leistungsbemessende Kennzahlensysteme (KPI-Systeme).
Wir beraten Sie bei der Etablierung eines passgenauen Steuerungssystems.
Auf der Basis einer qualitätsgesicherten Datengewinnung dient das HR Berichtswesen der Dokumentation, Aufbereitung und zielgruppenspezifische Verteilung von HR Daten.
Die im Rahmen der Steuerungsfunktion aufgesetzten Kennzahlen und Kennzahlensysteme messen den Erfüllungsgrad der maßgeblichen Zielsetzungen und kritischen Erfolgsfaktoren. Sie sollten überdies im Rahmen eines gesonderten Monitorings ausgewertet werden, um personalwirtschaftliche Trends und Entwicklungen frühzeitig zu erkennen.
Wir beraten Sie zu allen Fragestellungen eines steuerungsrelevanten HR Berichtswesens. Wir unterstützen Sie beim Aufbau und der Gestaltung von Standardreportings oder komplexer Management-Informationssysteme mit KPI-Cockpits/ Dashboards. Wir entwickeln mit Ihnen maßgeschneiderte Kennzahlensysteme und beraten zur Konzeption einer Balanced Scorecard. Wir helfen bei der Integration von Benchmarks und zeigen Ihnen, wie Sie eine umfassende ad hoc-Berichtsfähigkeit sicherstellen.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch eine hohe Prognosegenauigkeit und Gestaltungstiefe Maßstäbe im Budget- und Forecast-Prozess setzen und vorgegebene Ziele durch eine passgenaue HR Maßnahmenplanung detailgerecht operationalisieren und deren Umsetzung effektiv monitoren.
Dem HR Controlling kommt im Budgetprozess die Aufgabe zu, in Kenntnis aller Wirkungszusammenhänge und Entwicklungen den personalwirtschaftlichen Kosteneffekt geplanter Umsatz-/Absatzplanungen sowie sonstiger geplanten Maßnahmen beziffern zu können. Mitunter müssen auch Wege aufgezeigt werden, wie absolute oder relative Kostenvorgaben durch zielkonformes Gestalten bestimmender Personalparameter eingehalten werden können.
Der bestehende Kontenrahmen gibt hierbei oft schon einen ersten Aufschluss über die Leistungsfähigkeit des HR Controllings. Die Fähigkeit, Personaleinsätze bedarfsgerecht zu allokieren, bestimmt darüber hinaus die Genauigkeit der Planung. Nur mit der Kenntnis zugrundeliegender Bedarfstreiber und deren Bemessung durch Soll-Vorgaben kann eine valide Kapazitätsplanung vorgenommen und der daraus resultierende Personalbedarf ermittelt werden (s. hierzu auch den Abschnitt Workforce Management).
Die Planungs- und Steuerungsoptionen sind bei entsprechender Transparenz der Personaldaten und einem umfassenden Workforce Management-Ansatz mannigfaltig. Das HR Controlling kann hierbei nicht nur Kosteneffekte unterschiedlichster Maßnahmen sicher prognostizieren, es wird vielmehr Gestaltungsvorschläge zur gezielten Beeinflussung der Personalkosten unterbreiten und dabei genaue Wirkungszusammenhänge aufzeigen können. Hier überschneiden sich Budgetprozess und Kostencontrolling.
Wir zeigen Ihnen den Weg zu einem vollintegrierten HR Budgetprozess und dessen technischer Voraussetzungen.
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Die Gestaltung von Vergütungssystemen ist nicht nur komplex sondern erfordert auch ein hohes Maß an sozialer Kompetenz.
Das Vergütungssystem muss an die Zielsetzungen des Unternehmens angepasst sein und diesbezügliche Leistungsanreize setzen. Es muss in einem weitgehenden Bewerbermarkt qualifizierte Mitarbeiter binden, neue überzeugen und den wirtschaftlichen Rahmenbedingungen des Unternehmens Rechnung tragen. Zudem muss die Entlohnung verständlich, vermittelbar und möglichst einfach administrierbar sein.
Egal ob Sie die Anpassung des Gesamtsystems oder bestimmter Teilsysteme planen, ob es um variable Entgeltsbestandteile wie Leistungsprämien, Gewinnbeteiligungen oder Zuschlagsregelungen geht: Wir beraten Sie in allen konzeptionellen und projektorganisatorischen Fragestellungen von Entlohnungssystemen und begleiten die erforderlichen Veränderungsprozesse (Change Management). Wir unterstützen bei komplexen Datenanalysen und Case-Berechnungen zur Erstellung valider Entscheidungsvorlagen.
Ein Beratungsschwerpunkt ist die Gestaltung von Vergütungssystemen nach dem Verlassen der Tarifbindung. Im Spannungsfeld zwischen nachwirkenden Regelungen, deren Ablösung und Neugestaltung unter Berücksichtigung der betrieblichen Mitbestimmung ist eine detaillierte Projektsteuerung unerlässlich.
Wir begleiten den kompletten Projektablauf von der Erhebung des Ist-Zustandes und seiner betriebswirtschaftlichen Bewertung über die Entwicklung eines Zielbildes unter Berücksichtigung der unternehmensspezifischen Belange und Marktbegebenheiten, der Konzeption des Vergütungssystems, seiner Bestandteile und deren Ausprägungen bis hin zur Erstellung eines Roll out-Planes und dessen Umsetzung.
Dabei geht es nicht nur um Wirkungszusammenhänge, Kostensimulationen oder Gehaltsverteilungsberechnungen sondern auch um die Identifikation von technischem und administrativem Änderungsbedarf (z.B. im Vertragsmanagement, der Gehaltsabrechnung oder dem Berichtswesen).
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Im HR Bereich fehlt es häufig an Standards und strukturierten Prozessen. Bei der Einführung von digitalen Lösungen müssen zunächst Standards und Prozessabläufe geprüft und definiert werden, was für sich genommen bereits zu einem großen Mehrwert führt.
Die Digitalisierung der HR Arbeit umfasst das Datenmanagement und die Automatisierung von Prozessabläufen gleichermaßen und führt bei konsequenter Umsetzung zu hohen Qualitäts- und Effizienzsteigerungen. Dennoch beziehen sich digitale Lösungen in der Betriebspraxis eher auf administrative Bereiche wie der Personalaktenführung oder dem Bewerbungsmanagement und weniger auf die Automatisierung von Prozessen. Hier besteht häufig Nachholbedarf und Verbesserungspotential.
Wir beraten Sie zu allen Formen digitaler Lösungen im HR Bereich: von der digitalen Personalakte über Recruiting- und Personalentwicklungslösungen (HCM), Vertragsmanagementsysteme oder Zeugnistools bis hin zu Employee/ Manager Self Service-Anwendungen. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl geeigneter Software und führen Ausschreibungen durch.
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